Dit artikel verscheen eerder als ‘The case for a Chief of Staff’ in Harvard Business Review.
Zoals in dit artikel wordt uiteengezet, hebben veel chief executives een Chief of Staff (CoS) nodig – iemand die verder gaat dan de traditionele management assistant om het kantoor soepel te laten functioneren. De juiste Chief of Staff kan een belangrijke bron van hulp zijn voor leiders die het beste uit zichzelf én hun organisatie willen halen.
Hieronder vindt u de highlights van dit artikel.
Wij wensen u veel inspiratie. En natuurlijk, bent u een nieuwe CEO? Van een complexe organisatie? En wilt u uw hoogste potentieel kunnen bereiken? Vol aandacht, focus en kwaliteit? Met een buitengewone wendbaarheid en impact?Let’s talk.
Wij zetten onze expertise, passie en ons netwerk met plezier voor u in!
SMEENK’S TOP PERSONAL ASSISTANTS
Assisting excellent leadership. Through attention, focus and quality.
Pleidooi voor een Chief of Staff
Nieuwe CEO’s met een veranderingsmandaat investeren doorgaans tijd in het hervormen van de strategie en het bepalen van het type cultuur dat nodig is om te slagen. Die keuzes sturen andere beslissingen, waaronder wie hun senior managers worden en hoe leiders hun tijd verdelen.
Chief of Staff: Succesfactor voor het helpen bepalen van effectiviteit
De meeste nieuwe CEO’s besteden over het algemeen (te) weinig aandacht aan een sleutelfactor, die van groot belang is voor hun effectiviteit: het administratieve systeem dat aan de basis ligt van de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit systeem zorgt er voor dat leiders optimaal gebruik kunnen maken van hun beperkte tijd. Dat informatie op het juiste moment in hun besluitvormingsproces beschikbaar komt. En dat follow-up plaatsvindt zonder dat zij zaken hoeven te controleren. Veel nieuwe CEO’s kiezen standaard voor het systeem dat zij van hun voorganger hebben geërfd, ongeacht of dit wel of niet bij hun stijl past of bij de operationele veranderingen die zij moeten realiseren. Vaak is er een betere manier om om te gaan met de informatiestroom die nodig is om een CEO te laten slagen. En heel vaak kan een Chief of Staff (CoS) hier een essentiële rol spelen.
Wat doet een Chief of Staff?
Hoewel elke leider deze rol en verantwoordelijkheden moet afstemmen op zijn of haar eigen wensen of behoeften, heeft de Chief of Staff verschillende hoofdtaken. Deze hoofdtaken zijn gericht op het effectiever maken van tijd, informatie en besluitvormingsprocessen.
Patrick Aylward, vice-president en Chief of Staff bij Horizon Blue Cross Blue Shield in New Jersey, verdeelt de functie in vijf rollen:
- traffic coördinator voor de leider en het senior team;
- integrator die werkstromen met elkaar verbindt die anders tot zwijgen zouden worden gebracht;
- communicator die het leiderschapsteam en de bredere organisatie verbindt;
- eerlijke makelaar en waarheidsverteller wanneer de leider een brede visie nodig heeft zonder grasmatoverwegingen;
- en vertrouwenspersoon zonder politieke agenda.
Aylward wijst er op dat “terwijl de andere direct reports van een CEO zich doorgaans richten op hun eigen aandachtsgebieden, een goede CoS rekening kan houden met de behoeften van de hele onderneming.”
De meest vooruitstrevende Chief of Staff helpt de CEO ook bij het bedenken en vaststellen van beleid. En zorgt voor de juiste implementatie van dit beleid. Hij of zij anticipeert op problemen en kan vooral goed omgaan met zaken die de nodige diplomatie vereisen. De CoS fungeert dan als een paar extra ogen en oren door politieke valkuilen aan te wijzen die zijn of haar baas mogelijk niet herkent (vooral als de baas nieuw is in de organisatie). Belangrijk is dat een Chief of Staff handelt met de impliciete ‘imprimatur’ van de CEO – iets dat nederigheid, volwassenheid en situationele gevoeligheid vereist.
De rol van een Chief of Staff is beslist anders dan het traditionele vak van management assistant. Een CoS werkt autonoom en behandelt geen routinematige correspondentie of agenda- en timemanagement van de leider. De Chief of Staff op het hoogste niveau is een volwaardig lid van het senior leiderschapsteam, zij het zonder de rang of vergoeding van een C-level executive.
Sterke winst in productiviteit en impact
Ongeacht specifieke verantwoordelijkheden, kan een Chief of Staff een leider helpen om een sterke winst te behalen op de gebieden van productiviteit en impact. Bijvoorbeeld, een manager die ik Joe noem. Hij werd gepromoveerd van hoofd Verkoop en Marketing tot president van een recent overgenomen middelgrote onderneming. Hetgeen betekende dat Joe rapporteerde aan een voorzitter en CEO op een ver hoofdkantoor, waardoor de baan meer politieke complexiteit kreeg. Een paar maanden later worstelde hij in zijn nieuwe rol. “Ik was mijzelf niet”, herinnert hij zich. “Ik was een stap langzamer. Ik werkte langer dan ooit, maar kreeg niet zoveel gedaan en besteedde geen tijd aan wat het belangrijkst was.”
De belangrijkste taak van een Chief of Staff is om tijd, informatie en besluitvorming effectiever te maken.
Bij sommige grote organisaties kiezen leidinggevenden die aan de CEO rapporteren, ook voor een Chief of Staff. Eén CHRO heeft er de afgelopen tien jaar vijf Chiefs of Staff in dienst gehad (de vijfde is nog steeds bij hem) terwijl hij bij twee Fortune 100-bedrijven werkte. “Het meest zichtbare voordeel voor mij is tijd”, zegt hij. “Ik heb een derde meer tijd gekregen en ik kon meer voor elkaar krijgen. Minstens zo belangrijk is dat mijn CoS een systeem heeft ontwikkeld, zodat ik mij kan blijven concentreren op mijn CEO en bestuur, én er toch voor kan zorgen dat de dagelijkse zaken worden afgehandeld.” Deze leidinggevende behandelt de rol van Chief of Staff als een roterende functie, die twee tot vier jaar duurt. Het is een gewilde rol, omdat het typisch een springplank is naar een grotere rol. Drie van zijn eerdere Chiefs of Staff zijn Chief Learning Officer geworden, Hoofd Talent Acquisition, Planning en Leadership Development en Senior Manager op de afdeling Compensatie.
Herkomst Chief of Staff-rol
De Chief of Staff-rol is ontstaan in het leger en de overheid en gaat eeuwen terug. Cicero, de Romeinse politicus en redenaar, gebruikte een slaaf genaamd Tiro, die volgens Cicero’s biograaf Zach Bankston, als secretaris, financieel opzichter en politiek strateeg diende. ‘Napoleon: A Life’ door Andrew Roberts, beschrijft de cruciale rol die Louis-Alexandre Berthier speelde bij het helpen van Napoleon op het hoogtepunt van zijn macht. De historici Ron Chernow en Joseph Ellis hebben de CoS-achtige rol beschreven die Alexander Hamilton voor George Washington speelde. Deze mensen moeten niet worden verward met de persoonlijk secretarissen of aides-de-camp die elke leider ook had. Het waren eerder naaste adviseurs die de meest delicate strategische zaken behandelden en zeer vertrouwde vertrouwenspersonen werden.
De laatste tijd is de Chief of Staff-positie in bedrijven steeds gebruikelijker geworden. Volgens Tyler Parris, de auteur van ‘Chief of Staff: The Strategic Partner Who Will Revolutionize Your Organization’, hadden 68.000 mensen in 2015 de Chief of Staff-titel bij niet-militaire NGO’s in de Verenigde Staten – meestal grote organisaties. Parris ontdekte dat de helft van de organisaties een rotatiemodel gebruikte, waarin high potentials worden benut om een bepaalde periode (meestal twee jaar) in de rol door te brengen en vervolgens over te stappen naar een lijnfunctie. Bij organisaties die geen rotatiemodel gebruiken, blijven mensen vaak vijf jaar of langer Chief of Staff.
Twee andere belangrijke succesfactoren
Twee factoren zullen bepalen of het opnemen van een Chief of Staff in the executive office zaken zal verbeteren.
Ten eerste: de bereidheid van de CEO om zijn/haar routine aan te passen wanneer de Chief of Staff eenmaal aan boord is. Als de CEO gewend is om zijn/haar eigen Chief of Staff te zijn en zo blijft handelen nadat hij/zij een CoS heeft aangenomen, dan zal zelfs de beste Chief of Staff niet uit de verf komen.
Ten tweede: de aanwezigheid van de mogelijkheid om constructief feedback te geven en te ontvangen. Vanaf het allereerste begin zou de CEO een deal moeten sluiten met de nieuwe Chief of Staff. Als de CoS zijn/haar feedback geeft, zal de CEO voor deze feedback open staan en hier aandachtig naar luisteren. De hieruit resulterende samenwerking zal de prestaties en tevredenheid voor zowel de leider als Chief of Staff, verbeteren.
Samenvattend
Iedereen heeft hulp nodig om zijn of haar hoogste potentieel te bereiken. En om die inspanning te leveren die nodig is om een complexe organisatie succesvol te leiden. De juiste Chief of Staff kan een belangrijke bron van hulp zijn voor leiders die het beste uit zichzelf én hun organisatie willen halen.
Chief of Staff vacature?
Wilt u uw hoogste potentieel kunnen bereiken? Een complexe organisatie succesvol kunnen leiden? Als headhunter voor de nieuwe generatie top personal assistants zijn wij ook buitengewoon goed in staat om de juiste Chief of Staff voor u te vinden. Uiteraard ook met 100% succesgarantie.
